Fórmula 1: Gran Premio de la Ciudad de México

Context

El Gran Premio de la Ciudad de México (Fórmula 1) es uno de los eventos deportivos y mediáticos más grandes del país, con:

Más de 400,000 asistentes durante el fin de semana
Operación simultánea de equipos técnicos, marcas, proveedores y autoridades
Activaciones comerciales de alto impacto
Ventanas de tiempo extremadamente estrictas
Cero tolerancia a fallos operativos

Cualquier descoordinación —por mínima que sea— impacta directamente en la experiencia del público, la imagen de las marcas involucradas y la continuidad del evento.

La complejidad del evento no radica únicamente en su tamaño, sino en la convergencia de múltiples flujos críticos en tiempo real:

Coordinación entre áreas operativas, producción y marca
Sincronización de tareas antes, durante y después de cada jornada
Gestión de imprevistos bajo presión constante
Comunicación efectiva entre equipos con distintos objetivos
Ejecución impecable de activaciones de marca en ventanas de tiempo reducidas

El reto principal era mantener control, orden y ejecución en un entorno altamente dinámico, donde los planes cambian minuto a minuto.

Solution

Me mudé un par de semanas a Ciudad de México para participar activamente en la organización y ejecución del evento desde un rol híbrido de Project Manager y colaborador operativo, contribuyendo a:

Coordinación de tareas y flujos de trabajo durante el fin de semana
Alineación entre equipos operativos y activaciones de marca
Soporte directo en la ejecución de actividades vinculadas a Heineken
Resolución de incidencias en tiempo real
Cumplimiento de tiempos críticos sin afectar la experiencia del asistente

El enfoque fue pragmático y orientado a ejecución, priorizando comunicación clara, toma de decisiones rápida y adaptación continua al contexto del evento.

Rol y Responsabilidades

Project Management Operativo

Coordinación de actividades entre distintos equipos
Seguimiento de tareas críticas y dependencias
Priorización dinámica bajo presión
Comunicación directa con responsables de área
Aseguramiento de ejecución conforme a planificación general

Colaboración en Activaciones de Marca (Heineken)

Apoyo operativo en activaciones dentro del evento
Coordinación logística y de tiempos
Aseguramiento de estándares de marca
Interacción con equipos internos y externos
Resolución inmediata de bloqueos operativos

Este rol requirió presencia constante en campo, entendimiento del flujo completo del evento y capacidad de ejecución sin fricción.

Operating Principles

Durante el evento se aplicaron principios clave similares a los de sistemas complejos:

1. Ejecución sobre Perfección

En entornos en vivo, la prioridad no es el plan ideal, sino el plan ejecutable.

2. Comunicación Directa

Menos intermediarios, mensajes claros y decisiones rápidas.

3. Adaptabilidad Continua

Cada jornada presenta variables nuevas: clima, afluencia, tiempos, recursos.

4. Responsabilidad Compartida

No existe “no es mi área” cuando el evento está en curso.

High-Pressure Environment

El Gran Premio representa un entorno donde:

Los errores son visibles públicamente
El tiempo es el recurso más escaso
La presión es constante durante horas continuas
Las decisiones deben tomarse con información incompleta
La coordinación humana es tan crítica como la logística

Este contexto exige criterio, temple y ejecución, más allá de cualquier marco teórico de gestión de proyectos.

Results

Ejecución operativa exitosa durante todo el fin de semana
Cumplimiento de tiempos y flujos críticos
Activaciones de marca ejecutadas sin incidentes mayores
Coordinación efectiva entre equipos multidisciplinarios
Experiencia fluida para asistentes y stakeholders
Validación práctica de habilidades de Project Management en entornos reales

Skills Applied

Project Management en eventos de gran escala
Coordinación cross-functional
Stakeholder management
Resolución de problemas en tiempo real
Comunicación bajo presión
Ejecución operativa en campo
Adaptación rápida a cambios no planificados

Key Takeaways

Esta experiencia confirmó que:

La gestión de proyectos no ocurre solo en diagramas de Gantt
Los sistemas más complejos son humanos, no técnicos
La ejecución bajo presión es una habilidad entrenable
La claridad en comunicación evita más problemas que cualquier herramienta
El liderazgo operativo se ejerce incluso sin jerarquía formal

Trabajar en un evento de escala Fórmula 1 permitió trasladar principios de ingeniería y gestión de sistemas al mundo físico, donde todo sucede en tiempo real y no hay botón de “rollback”.

La experiencia no solo fortaleció habilidades de Project Management, sino también la capacidad de operar sistemas complejos donde personas, marcas y tiempo convergen en un solo punto crítico.